Quelle procédure entreprendre pour récupérer des factures ?

La majorité des entreprises font régulièrement face à des impayés de la part des clients. Il peut s’agir d’un oubli de leur part ou d’un problème financier ponctuel. Les entrepreneurs doivent à la fois penser à maintenir une bonne relation avec leurs clients, mais à la survie de leur entreprise.

Une entreprise qui détient des impayés subit des conséquences économiques qui peuvent être graves. Il faudra donc qu’elle mette en œuvre une procédure pour récupérer ses factures. Pour assurer la récupération des factures tout en conservant les clients, voici la procédure à entreprendre.

A lire en complément : Quel est le rôle de l'Urssaf ?

La relance, l’étape préalable à entreprendre pour récupérer des factures

Pour récupérer les factures, un règlement à l’amiable est d’une grande aide. Il permet de conserver une bonne relation avec vos clients tout en récupérant vos factures. Effectuer une relance est l’une des solutions à utiliser si on souhaite procéder à un règlement à l’amiable. Elle fait partie des solutions les plus efficaces pour récupérer ses factures. En cas d’impayés, pour garder sa clientèle, rien n’est plus efficace que d’employer une solution courtoise pour rappeler à ses clients les factures.

La relance est un courrier formel qui permet au client de prendre conscience afin de solder les factures. Elle est la première étape à laquelle il faut recourir dans le cas de récupération des factures.

A voir aussi : Comment réaliser une simulation de portage salarial efficace avec Excel

Plus qu’un simple moyen de récupération des factures, la relance peut donner des résultats très rapidement. Dans le cas d’un oubli, grâce à cette lettre, le client se fera un plaisir de rembourser son dû. S’il s’agit d’une difficulté financière, il prendra conscience et trouvera un moyen de vous satisfaire.

La rédaction d’une lettre de relance est très simple. Certaines mentions obligatoires doivent y figurer. Il s’agit entre autres du numéro et de la date de facture impayée, du montant de la facture, de la date d’échéance de la facture et du délai supplémentaire pour le paiement de la facture. Ces mentions doivent être indiquées sur la lettre. Pour son efficacité, la relance doit être envoyée les premiers jours après l’échéance de paiement de la facture.

La relance n’est en effet, pas une lettre d’huissier. Elle est rédigée par vous-même. Autrement dit, par l’entreprise qui est la créancière. Vous pouvez donc ajouter des informations complémentaires comme une copie des factures impayées. La relance peut être envoyée deux à trois fois de suite, avec l’indication du nombre de fois sur chaque lettre, si vous n’avez pas un retour de votre client.

Le message par mail ou l’appel par téléphone, l’étape de résolution à l’amiable

La relance, aussi efficace soit-elle, peut ne pas aboutir. Il arrive que malgré ces relances le client ne se manifeste pas. Vous devez recourir à une deuxième méthode. Il s’agit d’envoyer un mail au client ou de contacter directement le client par appel. Cela peut être la meilleure option pour vite récupérer ses factures. En cas d’intervention judiciaire, les conversations menées par mail avec les clients dans le but de récupérer vos factures représentent des preuves irréfutables de vos tentatives de récupération de vos factures.

L’appel doit rester le plus courtois possible. Évitez de vous emporter et surtout ne menacez pas le client. C’est un règlement à l’amiable et vous devez récupérer vos factures en toute sérénité. N’hésitez tout de même pas à rappeler à votre client, l’échéance de paiement et l’obligation de payer dans le plus bref délai. Si les deux méthodes ne fonctionnent toujours pas, vous pouvez passer à l’étape suivante.

La mise en demeure, l’étape capitale à entreprendre pour récupérer les impayés

La mise en demeure est l’étape cruciale à entreprendre si les premières méthodes de recouvrement restent sans résultat positif. C’est d’ailleurs la dernière du règlement à l’amiable pour récupérer ses factures. Lorsque vous avez suivi les premières étapes pour récupérer vos factures sans suite, c’est le moment d’adresser une lettre de mise en demeure à votre débiteur. La lettre doit indiquer certaines mentions obligatoires pour sa validité.

Idéalement par lettre recommandée, elle doit être envoyée avec accusé de réception. Après la réception du courrier par votre client, ce dernier a environ 30 jours pour rembourser ses factures impayées. Il a également la possibilité de ne pas se plier à votre volonté. Dans ce cas, vous pouvez passer à l’étape finale qui ne sera pas un règlement à l’amiable. La mise en demeure est une étape obligatoire pour d’entamer une quelconque procédure judiciaire de recouvrement des impayés.

La procédure judiciaire, l’ultime étape pour récupérer les factures

Si les étapes précitées ne sont pas concluantes, la procédure judiciaire est l’ultime étape pour récupérer vos factures. Vous devez lancer la démarche de recouvrement judiciaire en dernier recours. Trois procédures judiciaires existent pour récupérer ses factures. La première qui est l’injonction de payer est une demande simplifiée prévue pour les entreprises qui n’ont pas suffisamment les moyens, car elle est moins coûteuse.

La deuxième procédure est le référé provisoire qui est également moins coûteux. Il permet de rentrer rapidement en possession de ses factures. Le créancier doit posséder par ailleurs de preuves incontestables pour justifier sa créance. La dernière procédure est l’assignation en paiement. Cette démarche est beaucoup plus complexe et plus onéreuse. Elle intervient en dernière position lorsque les premières démarches judiciaires restent infructueuses.

Le recours à un huissier de justice, une option à envisager pour récupérer les factures impayées

En cas de non-paiement, le recours à un huissier de justice est une option envisageable pour récupérer ses factures impayées. L’huissier peut intervenir dès la première échéance impayée ou après plusieurs rappels infructueux. Dans ce cas, le créancier doit lui fournir toutes les pièces justificatives nécessaires pour appuyer sa demande.

Une fois mandaté, l’huissier a différents moyens d’action. Il peut tout d’abord effectuer une visite domiciliaire. Cette démarche consiste à se rendre au domicile du débiteur afin de faire pression sur celui-ci et essayer de trouver un arrangement. Il peut envoyer une somation de payer, document écrit où il somme son destinataire de régler sa dette sous peine de poursuites judiciaires. Si cette sommation n’est pas suivie d’effet dans les 8 jours qui suivent sa réception par le débiteur, l’huissier pourra entamer des procédures plus contraignantes telles que la saisie-vente ou encore la saisie-attribution.

Le recours à un huissier est souvent efficace car cela met en lumière la volonté du créancier à vouloir récupérer ses factures impayées mais aussi par l’autorité dont bénéficie cet officiel ministériel auprès des tribunaux pour obtenir leur intervention si besoin est. Cette stratégie a bien sûr un coût supplémentaire qu’il faudra prendre en compte avant toute décision prise.

Les conséquences du non-paiement de factures pour l’entreprise et comment les éviter

Le non-paiement d’une facture peut avoir de lourdes conséquences pour une entreprise. Effectivement, cela peut impacter sa trésorerie et, par conséquent, son activité quotidienne. Si les retards de paiement s’accumulent, cela pourrait même engendrer des difficultés financières pouvant mener à la faillite de l’entreprise.

Pour éviter ces situations fâcheuses, il faut une gestion des impayés et aussi un suivi précis de ses clients débiteurs. Pour cela, elle doit mettre en place plusieurs mesures préventives :

• La vérification du client avant toute transaction : il faut effectuer une enquête sur la solvabilité du client avant tout engagement commercial avec celui-ci.

• L’accord écrit : avant le début de toute prestation ou vente, il faut établir un accord écrit qui fixe les modalités et conditions de paiement.

• L’émission rapide des factures : les entreprises doivent veiller à ce que leurs factures soient envoyées rapidement afin que les clients puissent effectuer leur règlement sans retard inutile.

En cas de retard ou de défauts dans le paiement, il est recommandé aux créanciers d’agir rapidement. Ils peuvent ainsi rappeler à leurs débiteurs par téléphone ou courriel qu’il existe un montant en souffrance, puis envoyer quelques jours plus tard une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) demandant expressément au destinataire le règlement intégral sous huitaine.

La meilleure solution reste toujours la prévention afin d’éviter les retards et autres difficultés de paiement. Si toutefois, malgré toutes ces précautions, une facture reste impayée, il ne faut pas hésiter à solliciter l’aide d’un professionnel pour récupérer son argent et éviter ainsi les conséquences désastreuses que peut entraîner l’accumulation des dettes. Rappelons qu’en cas de litige persistant avec un client débiteur récalcitrant, la résolution judiciaire est souvent indispensable pour obtenir gain de cause.