Factures : êtes-vous obligé de passer au digital ?

La dématérialisation des factures consiste à faire passer les factures que vous délivrez d’un support papier à un support électronique conformément aux règles en vigueur et à la réglementation fiscale. Concrètement, au lieu de délivrer des factures sur un support physique, vous les envoyez de façon numérique. Depuis un certain temps, de plus en plus d’entreprises adoptent ce type de facturation. Cependant, que faut-il savoir sur les factures dématérialisées avant de choisir un logiciel pour les réaliser ?

Les factures dématérialisées sont obligatoires dans certains cas

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures au format électronique lorsqu’elles fournissent des services ou vendent des marchandises aux organismes publics. De fait, si vous proposez vos produits ou vos services à l’État, aux établissements publics ou aux collectivités territoriales, vous devez obligatoirement fournir des factures dématérialisées.

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De manière progressive, cette obligation va s’étendre à toutes les transactions effectuées par les sociétés assujetties à la TVA. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures numériques.

À compter de la même date, toutes les grandes sociétés devront dématérialiser leurs factures. Il en est de même pour les entreprises à taille intermédiaire à partir du 1er janvier 2025 et pour les PME à partir du 1er janvier 2026.

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Il est important de garder à l’esprit qu’une facture sous format papier et scannée n’est pas considérée comme une facture dématérialisée. Comme vous pouvez le lire sur ce site, tout le processus de facturation doit être dématérialisé. De fait, la création de la facture, l’envoi, la réception et l’archivage doit se faire numériquement.

Par ailleurs, les factures dématérialisées doivent contenir plusieurs mentions obligatoires à savoir :

• la dénomination sociale de l’entreprise,
• le numéro individuel d’identification à la TVA,
• le numéro du bon de commande et de la facture,
• la date d’émission de la facture,
• le nom du produit ou du service,
• la quantité vendue,
• le prix unitaire hors TVA,
• la date de vente du produit ou du service.

En fonction de l’activité que vous menez, assurez-vous que la facture comporte toutes les mentions nécessaires.

Vous devriez choisir un bon logiciel de facturation pour une meilleure gestion

Afin d’éditer et de gérer vos factures dématérialisées, vous avez besoin d’un logiciel de facturation. L’usage de cet outil n’est pas obligatoire. Cependant, ce choix présente de multiples avantages à condition de bien le choisir. Dans le but de sélectionner la meilleure solution digitale, vous devez prendre en compte plusieurs critères.

Identifiez vos besoins

Pour trouver un logiciel qui remplit ce critère, vous devez d’abord définir si vous gérerez votre comptabilité en interne ou si vous comptez la confier à un prestataire interne. Dans le premier cas, un logiciel de devis-facturation comportant des fonctions de comptabilité est nécessaire. Si vous décidez de confier cette mission à un prestataire externe, un outil de facturation suffira.

Tenez compte de l’ergonomie de l’outil

Il est essentiel que le logiciel de facturation que vous sélectionnerez soit clair et intuitif. L’utilisateur doit bénéficier d’une navigation fluide et accéder facilement aux options de l’outil. Pour vous assurer que l’outil de facturation que vous utiliserez est ergonomique, testez-le avant de l’acquérir. Certains logiciels performants vous offrent une période d’essai au cours de laquelle vous pourrez vous habituer à la solution et vous faire votre propre idée sur son ergonomie. C’est également le moment de vérifier l’adéquation du logiciel avec les besoins de votre entreprise.

Les options de personnalisation

Il est capital que l’outil de facturation propose des possibilités de personnalisation telles que l’ajout du logo de la société, le choix de la taille ou de la couleur de la police, etc. Au cas où vous souhaiteriez opter pour un outil en ligne, veillez à ce que vos données soient stockées sur un serveur sécurisé dont vous connaissez la localisation.

Pourquoi les factures dématérialisées sont-elles si avantageuses ?

Les factures dématérialisées sont aussi efficaces que les factures sur support papier. De surcroît, la loi encadre la délivrance des factures électroniques. Par conséquent, elles ont la même valeur que les factures classiques.

Ensuite, passer aux factures dématérialisées permet de diminuer les coûts. Avec cette solution, vous n’aurez plus besoin de dépenser pour vous approvisionner en papier. Vous éviterez ainsi les impressions inutiles ainsi que les coûts qui y sont associés. Avec le processus de dématérialisation, les délais de traitement sont aussi considérablement réduits. Vous serez donc plus productifs et aurez une meilleure traçabilité des transactions.

Enfin, la dématérialisation des factures de votre entreprise vous permet de mieux satisfaire votre clientèle. Vos clients pourront facilement retrouver les factures délivrées sur une plateforme collaborative et échanger directement avec votre comptable pour avoir plus de renseignements.